سیستم مدیریت سرمایه انسانی، با مکانیزه کردن فرآیند های حوزه سرمایه انسانی به تسهیل فرآیندهای مربوط به پرسنلی، نظیرجذب و استخدام، مدیریت پرونده پرسنل، مدیریت امور رفاهی و درمانی، آموزش و غیره کمک نموده و آن ها را منظم، چابک و بر اساس فرآیندهای سازمان بهینه می سازد. نرم افزار مدیریت منابع انسانی، در محیطی یکپارچه و با ترکیب تمام عناصر و اطلاعات مربوط به نیرو های سازمان، مدیریت و تصمیم گیری را در اختیار مدیران این واحد قرار می دهد.
سیستم مدیریت سرمایه انسانی، تقریبا در هر محیط سازمانی ضروری است. در کسب و کارهای کوچک و متوسط اعتقاد قدیمی بالا بودن هزینه سیستم های منابع انسانی دیگر وجود ندارد زیرا این کسب و کارها معتقدند که مزایای بلند مدت این نرم افزار موجب صرفه جویی در امور فراوانی می شود.
اکثر شرکت های ارائه دهنده در حوزه سیستم های منابع انسانی تعریف خاص خود را برای معرفی این محصول دارند حال آنکه تعریفی یکپارچه از نرم افزار مدیریت سرمایه انسانی وجود ندارد که بتواند تمام جنبه های پیشرفته این فناوری را پوشش دهد.
اما به طور پیش فرض، تمامی سیستم های این حوزه از فرآیند جذب و استخدام تا بازنشستگی پرسنل را در برمیگیرند. هدف از این نرم افزار، ترکیب فرایندهای مختلف مدیریت سرمایه انسانی در یک محل متمرکز است، که از آنجا مدیران می توانند پرسنل را مدیریت کرده، وظایف هر فرد را تخصیص دهند، خدمات آموزشی و رفاهی هر شخص را مشخص نموده، بر پیشرفت کارها نظارت کرده و به بهترین اعضای تیم پاداش دهند. اساسا، نرم افزار منابع انسانی شما را در بهبود تصمیم گیری یک قدم جلوتر می برد.